Gestion agricole : 5 astuces simples pour gagner du temps au quotidien

‍1. Identifier ce qui me fait perdre le plus de temps dans la gestion de mon exploitation agricole

Avant même de savoir comment gagner du temps, il est important d’identifier ce qui vous en fait perdre au quotidien. Pour certains, cela vous saute aux yeux, pour d’autres, un temps d’analyse sera nécessaire. Si vous êtes dans ce second cas : la solution tient dans l'application d'une règle simple : celle de Pareto.

En pratique, la Loi de Pareto stipule que 80% de vos problèmes proviennent de seulement 20% de vos causes. Appliquée à votre paperasse, cela signifie que quelques tâches seulement vous volent la majorité de votre temps et de votre énergie.

Comment identifier mes voleurs de temps?

Pour trouver vos "voleurs de temps", je vous propose une méthode simple :

1. Listez vos tâches : Prenez une feuille et notez toutes les tâches administratives et de gestion opérationnelle que vous avez effectuées la semaine dernière (ou le mois dernier).
2. Ajouter les tâches qui ne sont à faire que quelques fois dans l’année mais qui prennent du temps comme la préparation du bilan comptable ou d’un contrôle.
3. Mettez une étoile : À côté de chaque tâche, mettez une étoile si elle vous a particulièrement frustré(e), fait perdre du temps ou créé du stress et qu’il est possible de faire autrement.

Ces tâches étoilées, ce sont les 20% sur lesquels je vous conseille de vous concentrer. C’est là que de simples actions peuvent avoir le plus grand impact.

Pour vous aider à identifier vos voleurs de temps, voici une liste d'exemples que je vois au quotidien :

• Chercher une facture, une fiche de suivi, une analyse ou une ordonnance.
• Ressaisir une même donnée trois fois dans des fichiers différents.
• Gérer vos emails et commandes clients
• Chercher un mot de passe ou un identifiant pour un outil.
• Devoir rouvrir l'ordinateur en fin de journée pour saisir "de tête" les interventions du jour.
• Saisir numériquement des informations (pour les contrôles, déclarations, etc.) que vous avez notées sur papier.

2. Centraliser les données sur ma ferme

L'avantage majeur de la centralisation des données est de stopper net la "chasse au trésor" et de lier vos informations techniques entre elles. Un seul espace numérique clair vous permet de retrouver n'importe quel document ou donnée en quelques secondes, de mettre fin aux doubles saisies, de simplifier vos audits et ainsi d’être plus serein.

Quel est le secret de la centralisation efficace ?

Le secret n'est pas l'outil lui-même, mais la méthode. L’idée est de créer un espace numérique unique (logiciel agricole, serveur local, SharePoint si vous avez Microsoft, ou des outils plus modulables comme **Airtable ou Notion** pour créer votre propre application).

Cet espace doit :

• Trier et ranger les informations et les documents.
• Mettre en lien les données : vous devez, par exemple, pouvoir retrouver toutes les informations sur une même parcelle (historique des interventions, récoltes, observations, analyse de sol) au même endroit.
• Être soutenu par une logique de classement claire et une bonne méthode de nommage pour que toute l'équipe s'y retrouve facilement.

Ces outils peuvent même vous afficher des rappels automatiques pour les tâches répétitives (vaccins, échéances).

Astuce pratique pour l'organisation : le Rituel des 15 Minutes

La clé du succès est de prendre le réflexe d’entrer l’information au moment où elle est créée. Pour ceux qui ont du mal à le faire immédiatement, je conseille le Rituel des 15 Minutes.

Chaque fin de journée, consacrez 15 minutes chrono à :

• Prendre en photo et classer vos notes physiques (ordonnances, fiches de suivi, analyses, etc.).
• Saisir les interventions clés du jour dans votre outil de suivi.

Ce petit investissement quotidien vous épargnera des heures de stress en cas de contrôle.

3. Utiliser des outils visuels pour simplifier ma planification agricole

Le Management Visuel (Méthode Kanban)

C’est une méthode qui repose sur l’utilisation de supports visuels (couleurs, icônes) pour organiser le travail. Kanban signifie Etiquette. C’est comme un tableau de bord visuel qui permet de savoir en un coup d’œil, surtout avec des saisonniers :

• Qui fait Quoi ?
• Quelles sont les priorités ?
• Quelles tâches sont terminées, en cours ou à faire ?

Ce tableau peut être physique (vive les post-it) ou numérique grâce à des outils comme Trello ou Klaxoon, parfaits pour visualiser les tâches d’équipe même depuis les champs. Le Kanban classique a trois colonnes.

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Une tâche = un post it qui va se déplacer de la gauche vers la droite. Les tâches prioritaires peuvent avoir une couleur différente : par exemple, jaune pour les classiques, rose pour les prioritaires.

On peut ajouter un code couleur avec une couleur de gommette / aimant par personne et lorsque l’on prend en charge une tâche, on la déplace dans la colonne En cours en mettant la gommette/ aimant de notre couleur dessus.

Cela évite les doublons et oublis et en un coup d’oeil on sait qui fait quoi et ce qu’il reste à faire.

Les Checklists digitales pour les routines

Passez de la to-do list papier infinie à une liste numérique organisée et récurrente (ex. : Todoist ou Microsoft To Do).

Vous créez une liste des tâches de routine (ex. : préparation de marché) et l'outil la réinitialise pour le jour ou la semaine suivante. Plus de doute, plus de stress : Vous faites une tâche, vous cochez, et la satisfaction de voir le travail accompli vous redonne de l'énergie.

4. Faire du numérique un allier pour révolutionner ma gestion agricole.

Le numérique est un levier de performance (gain de temps, optimisation des ressources) qui n'est pas réservé aux grandes structures. Une étude d’Agroptima a révélé que les agriculteurs qui utilisent des outils adaptés peuvent constater des gains de temps allant jusqu’à 30%.

Oui mais .. à condition que l'outil numérique soit réellement adapté à votre besoin et à votre fonctionnement.

Quelle stratégie adopter pour la digitalisation ?

1. Commencez par un sujet n'essayez pas de tout transformer d'un coup. Isolez une tâche chronophage (ex. : le suivi parcellaire, ou la gestion des stocks) et mettez-la au propre numériquement.
2. Choisissez, privilégiez les outils qui ont uniquement ce dont vous avez besoin. L'outil doit être intuitif et abordable.
3. Priorisez le mobile, gérez vos données sans rouvrir le PC. L'accès depuis votre smartphone vous offre une flexibilité totale pour actualiser en temps réel (même dans votre tracteur ou au champ) vos suivis, évitant ainsi les longues sessions de rattrapage le soir. Tout en gardant un accès depuis l’ordinateur pour pouvoir réutiliser simplement les données pour vos déclarations administratives. Bonus : les outils qui permettent de prendre en photo vos documents papiers avec votre smartphone pour ne pas devoir les scanner.
4. Impliquez vos équipes une digitalisation réussie est une digitalisation adoptée par tous. Demandez l'avis de vos salariés et saisonniers : eux aussi utiliseront les outils au quotidien.

Mon Kit d’outils numériques (Gratuits ou Abordables)

• Airtable /  Notion pour centraliser des suivis terrain, documents, données techniques.

L’avantage très modulable, il s'adapte à votre logique de travail (culture, élevage, transformation...).

• Trello pour organiser des tâches d'équipe, planification des travaux saisonniers.

L’avantage visuel et collaboratif, idéal pour le management visuel.

Attention, si vous utilisez Notion ou Airtable pour vos suivis techniques, autant les utiliser également pour le suivi des tâches pour qu’une tâche validée soit automatiquement rangée dans votre historique, sans double saisie.

• L’option dictée vocale de votre smartphone pour la saisie d'informations rapides sur le terrain. Le réflexe anti-perte de temps quand les mains sont occupées, mouillées ou sales.

5. Prendre du recul quand les urgences s'accumulent.

Quand on est submergé(e), le sentiment d'urgence est bien réel. Cependant, faire une pause pour prendre du recul permet souvent de retrouver de la sérénité dans cette période difficile. Une solution est d'appliquer des méthodes de priorisation pour choisir consciemment où investir votre temps :

Technique N°1 : La Matrice d’Eisenhower pour prioriser

Chaque matin ou début de semaine, utilisez cette matrice pour classer vos tâches :

• 🔴 Important & Urgent : à traiter immédiatement (crise, deadline critique).
• 🟡 Important & Non Urgent aioration: à planifier (Amélioration des outils, développement stratégique). C'est le temps que vous investissez pour l'avenir.
• 🟢 Urgent & Pas Important : à déléguer (interruptions, sollicitations externes).
• ⚪ Ni Urgent ni Important : à éliminer (Distractions, tâches inutiles).

Technique N°2 : La règle des 2 Minutes

Si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite. Cela permet de désencombrer votre esprit et votre to-do list en évitant que les petites actions s'accumulent et deviennent des sources de stress.

Technique N°3 : Le Focus

Bloquez des créneaux dédiés pour des tâches spécifiques et éliminez les distractions numériques (désactivez les notifications non essentielles). Le multitâche est le faux ami de la productivité : il fatigue le cerveau et augmente le risque d’erreurs.

Conclusion : Reprenez le contrôle de votre temps

Mon travail, avec 19.87, est précisément de faire le pont entre le terrain et le bureau pour transformer la corvée en outil stratégique.

Ces 5 leviers ne sont pas des investissements en temps, mais des investissements en sérénité. En simplifiant vos processus et en centralisant vos données, vous pouvez gagner jusqu'à 50% de temps administratif par mois. Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger mon livre blanc : Comment alléger votre charge administrative, libérer du temps opérationnel et diminuer le stress ?

C'est ce temps précieux que vous pourrez réinvestir dans votre passion : votre production agricole.

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